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Un centre de formation fait ses premiers pas dans les contenus numériques

Comment démarrer la mise en place d'une plateforme d'apprentissage dématérialisée ?

Une petite école en phytothérapie souhaite mettre à disposition de ses élèves une plateforme de contenus numériques en complément aux cours dispensés en présentiel. Cette idée est venue d'une volonté de séduire la nouvelle génération d'étudiants. Une équipe à taille humaine, des ressources financières limitées, la direction s'interroge sur la meilleure façon de créer un outil adapté aux besoins des élèves.

Définir les objectifs, besoins et groupes d'utilisateurs

Avant toute chose, il est important de définir précisément le but de cette plateforme. Souhaite-t-on en faire un point d'accès aux documents évoqués en cours, un lieu d'échanges d'informations, un outil de perfectionnement avec des exercices, ou encore permettre le visionnage de démonstrations pratiques? Le choix de l'outil dépendra de cette question fondamentale.

Avant de démarrer un tel projet, il y a une véritable étape de réflexion et d'analyse. Pour faire le point, voici quelques questions fondamentales à se poser :

  • Quel est le budget ?
  • Quels sont les besoins ?
  • Peut-on définir des groupes d'utilisateurs ? Quels sont les attentes spécifiques de chaque groupe ? Leur volumétrie ?
  •  Se sert-on de contenu déjà existant, doit-on les adapter ou en créer ?
  • Quel est le contexte informatique en place ?

Identifier les fonctionnalités requises et une stratégie

Il faudra se demander quel est le niveau de complexité de cette plateforme. Est-ce qu'il sera nécessaire de gérer plusieurs formats ? Vidéos, textes, documents de différentes natures... Souhaite-t-on qu'elle apporte des fonctionnalités spécifiques d'apprentissage ludique ?

Quelles est la stratégie générale attendue ? Dans le domaine de l'apprentissage digital, il y a un jargon à comprendre : "MOOC" , "blended learning", "social learning", "adaptative learning", "LMS"...

  •  MOOC : signifie Massive Open Ligne Courses. A l'origine les MOOC sont des cours divers et variés, accessible à tout public faisant la démarche de s'auto-former. Le format MOOC a été créé par des grandes écoles et universités américaines telles qu' Harvard. Ce schéma a été ensuite été repris par des entreprises, institutions et académies pour mettre à disposition des enseignements libres à tous et créer une forme d'interactivité.
  • Blended learning : mot à mot, apprentissage mixte, il s'agit de la pratique conjointe du mode classique d'apprentissage en présentiel et du elearning. L'étudiant va ainsi alterner entre des périodes d'apprentissage en face-à-face avec un formateur et des sessions à distance grâce à des contenus mis à disposition en ligne.
  • Social learning : il s'agit d'un format basé sur le collaboratif qui se concentre sur des interactions. C'est un modèle qui consiste à partager et échanger avec d'autres personnes, apprenants, tuteurs, formateurs, à distance grâce à différents outils tels que chat, blog, site intranet, réseaux sociaux privés ou publics.
Jeune femme écoutant un cours en ligne et prenant des notes
  • Adaptative learning : apprentissage adaptatif. Il s'agit d'un modèle qui s'adapte à l'apprenant. Le parcours de formation est personnalisé en fonction des résultats ou des interactions de l'étudiant. Ce format demande une réflexion sur tous les scénarios possibles et la création de parcours de contenus ramifiés en arborescence. Il peut s'agir aussi de donner simplement la liberté à l'apprenant d'aborder son apprentissage comme il le souhaite, selon ses affinités, son temps etc. Il aura ainsi le choix d'accéder à un contenu ou l'autre. Le socle de connaissance étant commun à tous, malgré tout chaque apprenant explorera ses contenus différemment.
  • LMS : cela signifie "Learning Management System". Il s'agit d'un applicatif qui permet de gérer une plateforme d'apprentissage en ligne. Il existe de nombreuses solutions LMS sur le marché. S'ils assurent deux grandes fonctions essentielles, l'apprentissage et la gestion, certains outils ont des fonctionnalités plus spécifiques.

Choisir l'outil adapté

C'est une fois que le point est fait sur les précédentes questions, que la recherche de l'application peut commencer. Un dernier point important va venir catégoriser les différentes solutions disponibles, il s'agit de l'hébergement. En effet, qui dit mise à disposition de contenus et de données liées aux suivis des apprenants, dit espace de stockage.

  • Solution Saas : Dans le mode Saas, les données et contenus sont stockées dans les serveurs informatiques du fournisseur de l'application. Cette option a l'avantage d'être plus simple à mettre en place et bien souvent moins coûteuse. Elle permet également un accès facilité par les utilisateurs car ils n'auront pas de logiciel à installer individuellement sur leur ordinateur. Aucun système serveur à installer au sein des locaux, pas de maintenance, pas de mises à jour pour l'école. Le seul désavantage à cela est la dépendance à un prestataire tiers et parfois la limitation de l'espace de stockage. Bien souvent, ce type de solution implique une tarification par abonnement mensuel tout le temps où l'application est mise à disposition de son souscripteur. C'est une solution qui permet d'accéder à des applicatifs plutôt évolués, sans pour autant devoir déployer un budget important d'une seule traite.
  • L'auto-hébergement : à l'inverse du mode Saas, selon l'envergure du projet, il peut être envisagé d'installer des serveurs dédiés à la plateforme. Ce choix laisse plus de souplesse technique. Toutefois, il implique une maintenance, des sauvegardes, des procédures de sécurité, un budget plus élevé et des ressources humaines spécialisées au sein de l'équipe.

Mettre en place une équipe projet

L'équipe projet, de deux à cinq personnes, c’est une équipe éphémère dédiée à la conduite du projet. Cette équipe devra réunir les compétences utiles pour la mise en place de la plateforme, de l'étude préliminaire au déploiement final. L'équipe projet doit idéalement être constituée d'un chef de projet, d'un décisionnaire, d'un exécutant opérationnel, mais aussi de testeurs, autrement dit de représentants de/des populations qui utilisera/ont l'outil une fois mis en place (direction, équipe pédagogique, apprenants...). Certains membres peuvent d'ailleurs assurés plusieurs de ces rôles à la fois. Ils peuvent faire partie du centre de formation ou être intervenants extérieurs.

Le chef de projet, quant à lui, tel un chef d'orchestre est chargé de piloter le projet du recueil des besoins à la livraison de l'outil. Son rôle est fondamental, il est garant du bon déroulement des processus, dans le respect des modalités fixées au départ (coût, temps, fonctionnalités...).

Quelque soit l'envergure d'un projet et de la structure commanditaire, la mise en place d'une plateforme d'apprentissage digitale nécessite des compétences spécifiques et des ressources humaines dédiées à sa réalisation.

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